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Online-Bewerbung: 8 Tipps fürs Schreiben Ihrer Bewerbung

Physische Bewerbungen haben den Rückzug angetreten. Die Anzahl der Unternehmen, welche nur noch Online-Bewerbungen akzeptieren, steigt von Jahr zu Jahr. Wenn Sie sich Online bewerben, sollten Sie die Formalitäten einer Online-Bewerbung kennen. Auch sind bestimmte Verhaltensregeln im Bewerbungsprozess wichtig.

Für Online-Bewerbungen gibt es keine einheitlichen Standards. Deshalb sind viele Jobsuchende unsicher, wenn sie sich online bewerben. Wie bei der physischen Bewerbung, gibt es auch für die Online-Bewerbung bestimmte Regeln. Eine der wichtigsten lautet: Das Bearbeiten der Bewerbung dem Empfänger so einfach wie möglich gestalten.

Betreff der E-Mail bzw. Online-Bewerbung eindeutig formulieren

Der Empfänger der E-Mail oder Online-Bewerbung empfindet als erste Arbeitserleichterung eine aussagekräftige Betreffzeile. Hier sollte angegeben werden, auf welche Position Sie sich bewerben. Ist eine Kennnummer oder Referenz in der Stellenanzeige angegeben, sollte diese neben Ihrem Namen ebenfalls angegeben werden. So weiss der Empfänger sofort Bescheid, um was es geht. Als Betreff gut geeignet ist zum Beispiel: «Lisa Müller – Bewerbung als Gesundheits- und Krankenpflegerin – Referenz: 224-G2019».

In der Betreffzeile vermeiden sollten Sie «Meine Bewerbung», «Bewerbungsunterlagen» oder «Unser Telefonat», da diese Begriffe wenig aussagen und wesentlich mehr Aufwand erzeugen. Der Bearbeiter muss zuerst einen Blick in die Unterlagen werfen, um diese einordnen zu können. Zudem ist nicht immer gewährleistet, dass die in einem telefonischen Vorgespräch angegebene Kontakt-E-Mail auch jene des Gesprächspartners ist, auf den Sie Bezug nehmen. In grösseren Unternehmen werden alle Bewerbungseingänge zentral an die Personalabteilung geleitet und dort bearbeitet.

E-Mail oder Online-Bewerbung an konkrete Person versenden

Im Idealfall sollte die E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Bewerbung senden, einen konkreten Namen enthalten. Bei Online-Bewerbungen über digitale Jobbörsen oder Stellenportale sollte ein Ansprechpartner benannt sein. Den konkreten Ansprechpartner müssen Sie im Notfall im Unternehmen recherchieren.

Das Versenden der Bewerbungsunterlagen an eine anonyme Unternehmensadresse wie z. B. «info@domainname.com» kann dazu führen, dass Sie in der Flut der E-Mails untergehen, erst mit Verzögerung beim richtigen Ansprechpartner landen oder Mitarbeiter ohne Personalverantwortung Einsicht in Ihre Unterlagen nehmen.

Motivationsschreiben in der Online-Bewerbung aufführen

Eine Online-Bewerbung besteht bei vielen Bewerbern nur aus einem Satz: «Anbei sende ich Ihnen meine Unterlagen nebst Motivationsschreiben.” Das eigentliche Motivationsschreiben findet sich in einer separaten Datei im Anhang. Für den Empfänger ist arbeitserleichternd, wenn die E-Mail selbst bereits das Anschreiben darstellt. Unternehmen, welche eine Talentmanagement-Software einsetzen, bieten über das verlinkte Bewerbungsformular teilweise ein separates Feld für das Motivationsschreiben an, das dann auch genutzt werden sollte. Wie bei einer physischen Bewerbung gilt auch hier die Faustregel, dass das Anschreiben nicht länger als eine gedruckte A4-Seite umfassen sollte.

Für Anschreiben gelten ansonsten weitgehend dieselben Regeln wie für physische. Zum Beispiel sollte daraus klar hervorgehen, warum Sie sich auf die Position bewerben. Daneben sollten Sie aufführen, wo Sie die Stellenanzeige entdeckt haben. Nicht schreiben sollten Sie: «Im Internet las ich Ihre Stellenanzeige», sondern «Im Stellenportal XY las ich Ihre Stellenanzeige».

Zusammengehörende Dateien bündeln

Thematisch zusammengehörende Dateien sollten Sie in eine Datei zusammenpacken. Zum Beispiel Ihren Werdegang und Ihr Kompetenzprofil und allenfalls ein Deckblatt. Dem Empfänger ersparen Sie so das Öffnen mehrerer Dateien sowie ein mühsames Suchen und Sortieren. Ein Deckblatt können Sie unter diesem Aspekt auch weglassen.

Stattdessen platzieren Sie Ihr Foto und die Informationen des Deckblatts am Anfang des Lebenslaufs. Ihre Kompetenzen in die dazugehörigen Stationen des Lebenslaufs einzufügen ist von Vorteil. Sie sollten darauf achten, dass das Versanddatum nicht zu stark vom Datum des Lebenslaufs abweicht.

Maximale Dateigrössen beachten

Ihre Bewerbungsunterlagen sollten Sie möglichst einheitlich einscannen und nicht in unterschiedlichen Dateiformaten. Das Dateivolumen sollte pro Anlage 1 MB und insgesamt maximal 5 MB umfassen. Manche Empfängerkonten sind auf ein maximales Datenvolumen von 5 MB begrenzt. Keinesfalls sollten Sie Ihrem zukünftigen Arbeitgeber zip-Dateien senden. Diese verursachen nicht nur zusätzlichen Bearbeitungsaufwand fürs Entpacken und Abspeichern, sondern fallen immer häufiger der Netzwerk-Security des Empfängers zum Opfer. Ihr Aufwand der Gestaltung einer Bewerbung wäre damit umsonst.

Alle Anhänge sollten eine sinnstiftende Dateibezeichnung mit Ihrem Namen als Bestandteil tragen. Die Datei mit Ihrem Lebenslauf sollten sie also nicht einfach «CV» nennen, sondern zum Beispiel «Müller_Lisa_CV». Auch dies erleichtert dem Empfänger das Bearbeiten der Bewerbung.

PDF als Dateiformat

Übermitteln Sie alle Dokumente in einer unveränderbaren und in einer für Computerviren möglichst nicht anfälligen Form, wie zum Beispiel PDF. Ein PDF-Dokument sieht beim Empfänger immer gleich aus, was bei Bildformaten nicht immer gegeben ist. Von Personalvermittlern wird häufig noch ein Word-Format verlangt. Sie sollten dann auf eine sinnvolle Verwendung der Formatierung (Absätze und Tabulatoren) achten. Formatierungszeichnen sollten Sie im Word-Format ausblenden.

Seriöse E-Mail-Adresse

Ihre Bewerbung sollten Sie von einem E-Mail-Account versenden, den Sie regelmässig überprüfen können. Unternehmen gehen davon aus, dass Bewerber regelmässig ihre E-Mails abrufen. Bei längerer Abwesenheit richten Sie einen Abwesenheitsassistenten ein oder erwähnen diese bereits zum Zeitpunkt der Bewerbung.

Achten Sie auf eine klare Adresse. Sollte die Adresse in der Form «vorname.nachname@provider.com» schon vergeben sein, verwenden Sie eine Kurzform Ihres Namens. Aus Gründen der Seriosität sollten Sie E-Mail-Adressen wie z. B. «baerchen69@provider.com» vermeiden.

Eine E-Mail-Adresse einer anderen Person, zum Beispiel eines Bekannten oder Verwandten zu verwenden, ist ebenfalls ungünstig. Ihre Bewerbung wird so wahrscheinlich nicht ernst genommen. Im Zeitalter der Digitalisierung sollten Sie über eine eigene E-Mail-Adresse verfügen, die Sie auch bewirtschaften können. Ein absolutes No-Go ist es auch, eine E-Mail-Bewerbung vom Unternehmensserver des aktuellen Arbeitgebers zu versenden. 

Kontaktdaten angeben

Sie sollten vorsorglich neben Ihrer E-Mail-Adresse auch Ihre vollständige Anschrift inklusive Telefonnummern angeben. Es empfiehlt sich, die Kontaktdaten ausser im Motivationsschreiben auch im Lebenslauf unter «Persönliche Daten» aufzuführen.

Nicht mehr benötigte E-Mail sollten Sie regelmässig aus Ihrem Postfach löschen, da manche Provider eine Speicherplatzbeschränkung haben. Bei zu vollem Postfach besteht die Gefahr, dass Sie eine positive Resonanz auf Ihre Bewerbung nicht erreicht.

Automatische Eingangsbestätigung

Nach Versand Ihrer E-Mail- oder Online-Bewerbung erhalten Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Eingangsbestätigung in automatisierter Form. Geben Sie sich damit zufrieden! Haken Sie nicht wiederholt nach, um den Eingang Ihrer Bewerbung nachzufragen. Sie stellen sich damit keine gute Werbung in eigener Sache aus, da Sie dem Unternehmen unterstellen, die Prozesse nicht im Griff zu haben. Legitim hingegen ist ein Nachfragen nach dem Fortschritt des Bewerbungsverfahrens und ein weiteres Untermauern seines Interesses an der Position.

Nachreichen fehlender Unterlagen

Sollten Sie Unterlagen nachzureichen haben, wie beispielsweise ein nach Bewerbungsversand ausgestelltes Arbeitszeugnis, senden Sie diese individuell und nicht mittels Massenverteiler an alle Unternehmen, bei denen der Bewerbungsprozess läuft. Sie wollen ja nicht jedem Unternehmen offenbaren, bei wem Sie sich sonst noch beworben haben.

Eine qualitativ gute Bewerbung nimmt Zeit für die Aufbereitung der Unterlagen in Anspruch und hebt sich ab von jenen Bewerbungen, die nach Standardformulierungen von der Stange klingen. Personalverantwortliche widmen sich zuerst gerne jenen Bewerbern, die einerseits das Anforderungsprofil nahezu vollständig erfüllen und eine interessante Bewerbung abgegeben haben. Ist der passende Bewerber darunter nicht zu finden, wird die vakante Stelle häufig nochmals ausgeschrieben, bevor man sich den uninteressanten Bewerbern widmet.

 

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